ERP Nedir? KOBİ'ler İçin ERP Programı Seçerken Dikkat Edilecek 8 Nokta

ERP programı nedir, küçük ve orta ölçekli bir işletmeye ne kazandırır ve doğru ERP yazılımını seçerken hangi sorular sorulmalı? Adım adım anlattık.

ERP, İngilizce Enterprise Resource Planning ifadesinin kısaltmasıdır; Türkçede kurumsal kaynak planlama olarak geçer. Bir ERP programı; stok, satış, satın alma, üretim, personel ve finans gibi işletme süreçlerini tek bir yazılımda birleştirir. Böylece her bölüm aynı veriyle çalışır ve bir yerde girilen kayıt diğer bölümlere kendiliğinden yansır.

Eskiden ERP denince büyük şirketlerin aylar süren kurulum projeleri akla gelirdi. Bugün web tabanlı (bulut) ERP programları sayesinde küçük ve orta ölçekli işletmeler de birkaç gün içinde ERP kullanmaya başlayabiliyor.

ERP programı ne işe yarar?

Bir işletmede günlük iş akışını düşünün: tedarikçiden mal alırsınız, depoya girer, satarsınız, fatura kesersiniz, tahsilat yaparsınız, giderleri ödersiniz. Bu adımların her biri farklı bir Excel dosyasında ya da farklı programlarda tutulduğunda üç sorun ortaya çıkar:

• Aynı bilgi birden fazla kez girilir. Satış faturası hem fatura programına hem stok dosyasına hem de cari defterine yazılır.
• Rakamlar birbirini tutmaz. Stok dosyası güncellenmeyi unutulduğunda elinizde olmayan ürünü satabilirsiniz.
• Şirketin gerçek durumu geç görülür. Kimden ne kadar alacağınız, kasada ne kadar para olduğu ancak dosyalar bir araya getirilince anlaşılır.

ERP programı bu sorunları tek bir veritabanıyla çözer. Örneğin WonERP’de bir satış faturası kaydedildiğinde ürünler stoktan düşer, tutar müşteri carisine borç olarak işlenir ve satış raporlarına yansır. Tahsilatı girdiğinizde para seçtiğiniz kasa ya da banka hesabına eklenir.

ERP programında hangi modüller bulunur?

İşletmeden işletmeye değişse de bir KOBİ için temel ERP modülleri şunlardır:

1. Stok ve depo takibi: ürün kartları, çoklu depo, stok giriş-çıkış hareketleri, kritik stok.
2. Satın alma: alış faturaları, tedarikçi ödemeleri ve tedarikçi carisi.
3. Satış ve müşteri takibi: satış faturaları, tahsilatlar, müşteri carisi.
4. Üretim: ürün reçeteleri ve üretim emirleri; hammaddenin stoktan düşmesi.
5. Personel: avans, maaş tahakkuku ve personel ödemeleri.
6. Ön muhasebe ve finans: kasa, banka, gider takibi ve kâr-zarar.
7. Raporlama: satış, stok, cari ve kâr-zarar raporları.

Bütün modüllerin listesini WonERP modülleri sayfasında görebilirsiniz.

ERP ile ön muhasebe programı arasındaki fark

Ön muhasebe programı fatura, cari, kasa-banka ve gider takibine odaklanır. ERP programı bunlara ek olarak stok, depo, üretim, satın alma ve personel süreçlerini de kapsar. Stok tutmayan küçük bir hizmet işletmesi için ön muhasebe yeterli olabilir; ürün alıp satan, üreten ya da depo yöneten bir işletme ise ERP’nin bağlantılı yapısından çok daha fazla fayda görür. Ayrıntılar için ön muhasebe nedir yazımıza göz atabilirsiniz.

KOBİ’ler için ERP programı seçerken dikkat edilecek 8 nokta

1. İhtiyacınız olan modüller gerçekten var mı?

Önce kendi iş akışınızı yazın: stok tutuyor musunuz, üretim yapıyor musunuz, servis veriyor musunuz? Programın bu adımları karşılayıp karşılamadığını demo ya da deneme sürümünde kendi verinizle kontrol edin.

2. Modüller birbirine bağlı mı?

“Modül” adı altında birbirinden bağımsız ekranlar sunan programlarda aynı bilgiyi yine iki kez girersiniz. Satış faturasının stoğu ve cariyi kendiliğinden güncelleyip güncellemediğine bakın.

3. Kurulum ve bakım yükü

Masaüstü programlar her bilgisayara kurulum, yerel sunucu ve yedekleme ister. Web tabanlı ERP programları tarayıcıdan çalışır; güncelleme ve yedekleme sunucu tarafında yapılır.

4. Kullanıcı ve yetki yönetimi

Muhasebe çalışanının fiyatları değiştirmesini ya da depo sorumlusunun kasayı görmesini istemeyebilirsiniz. Kullanıcı bazında sayfa ve silme yetkisi verilebilmesi önemlidir.

5. Toplam maliyet

Lisans ücretinin yanında kullanıcı başı ücret, modül başı ücret, kurulum ve eğitim bedellerini sorun. Tek paket fiyatlandırma, bütçeyi öngörülebilir kılar. WonERP fiyatları tüm modülleri ve 6 kullanıcıyı tek pakette içerir.

6. Veri güvenliği ve verinin size ait olması

Verilerinizin başka şirketlerden ayrı tutulup tutulmadığını, bağlantının şifreli olup olmadığını ve yedekleme sıklığını sorun. Sözleşme bittiğinde verinizi dışa aktarabilmelisiniz.

7. Raporlama ve dışa aktarım

Mali müşavirinizle çalışırken raporları Excel ya da PDF olarak alabilmek işinizi kolaylaştırır.

8. Destek ve deneme imkânı

Takıldığınızda ulaşabileceğiniz bir destek kanalı olmalı. Satın almadan önce programı kendi verinizle bir süre kullanmak, yanlış seçim riskini en aza indirir.

Sonuç

ERP programı, işletmenizin dağınık dosyalarını tek bir doğru kaynağa dönüştürür; daha az veri girişi, daha az hata ve daha hızlı karar demektir. Seçim yaparken modüllerin birbirine bağlı olmasına, kullanıcı yetkilerine, toplam maliyete ve veri güvenliğine dikkat edin.

WonERP’yi tüm modülleriyle 1 ay ücretsiz deneyebilirsiniz; kredi kartı gerekmez.