Stok Takibi Nasıl Yapılır? Excel'den Stok Takip Programına Geçiş Rehberi
Stok takibini doğru yapmak için ürün kartları, depo yapısı, stok hareketleri ve kritik stok seviyesi nasıl kurgulanmalı? Excel'den programa geçişi adım adım anlattık.
Stok takibi; işletmenin elindeki ürünlerin miktarını, hangi depoda bulunduğunu ve bu miktarın hangi işlemlerle değiştiğini kayıt altında tutmaktır. Doğru yapılan stok takibi satış kaçırmayı, gereksiz alımı ve sayım farklarını önler; yanlış yapılan stok takibi ise doğrudan nakit kaybı demektir.
Stok takibi neden önemlidir?
- Satış kaçırmamak: Müşteriye “stokta var” deyip sonra ürünü bulamamak hem satışı hem güveni kaybettirir.
- Fazla alım yapmamak: Depoda ne olduğunu bilmeyen işletme aynı ürünü tekrar sipariş eder; para rafta bekler.
- Maliyeti doğru görmek: Stok değeri bilinmeden kâr-zarar hesabı da doğru çıkmaz.
- Kayıp ve fireyi fark etmek: Sayım ile kayıt arasındaki fark, kayıp ya da hatalı kayıt olduğunu gösterir.
Excel ile stok takibinin sınırları
Pek çok işletme stok takibine Excel ile başlar. Az ürün ve tek kişiyle bu işe yarayabilir, ancak işletme büyüdükçe şu sorunlar belirir:
- Her satış ve alıştan sonra dosyanın elle güncellenmesi gerekir; unutulan bir satır stoğu yanlış gösterir.
- Birden fazla kişi aynı dosyada çalıştığında sürüm karmaşası çıkar.
- Hangi değişikliği kimin, ne zaman yaptığı görülemez.
- Stok, satış faturası ve cari birbirinden kopuk kalır.
Stok takip programı bu sorunları stok hareketlerini diğer işlemlere bağlayarak çözer: alış faturası stoğu artırır, satış faturası azaltır, üretim emri hammaddeyi tüketir.
Doğru stok takibi için 6 adım
1. Ürün kartlarını standartlaştırın
Her ürün için tek bir kart açın: ürün adı, ürün kodu, kategori, birim (adet, kg, metre, koli), alış ve satış fiyatı. Aynı ürünün iki farklı adla kaydedilmesi stok takibinin en yaygın hatasıdır.
2. Kategori ve birim yapısını belirleyin
Ürünleri anlamlı kategorilere ayırmak raporlamayı kolaylaştırır. Birimleri baştan doğru seçin; adetle alınıp koliyle satılan ürünlerde birim karışıklığı stok farkı yaratır.
3. Depolarınızı ayrı tanımlayın
Merkez depo, mağaza, şube ya da servis aracı: her stok noktasını ayrı depo olarak tanımlayın. Böylece toplam stoğun yanında hangi üründen hangi depoda ne kadar olduğunu da görürsünüz.
4. Açılış stoğunu sayımla girin
Programa geçerken her deponun güncel stoğunu sayarak açılış kaydı yapın. Eski dosyadaki rakamlara güvenmek yerine fiziksel sayım yapmak, ilk günden doğru başlamanızı sağlar.
5. Her hareketi kaynağıyla kaydedin
Stok yalnızca belgeyle değişmeli: alış faturası, satış faturası, üretim emri, tamirde kullanılan parça ya da sayım düzeltmesi. Kaynağı belli olmayan değişiklik bırakmayın.
6. Kritik stok seviyesi belirleyin
Her ürün için “bu miktarın altına düşerse sipariş ver” seviyesi tanımlayın. WonERP’de kritik seviyenin altına düşen ürünler Şirket Özeti ekranında listelenir.
Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalı?
Hızlı dönen ve değerli ürünlerde aylık, diğerlerinde üç ayda bir ya da yılda bir sayım yaygın bir uygulamadır. Sayım sonucu ile kayıt arasındaki farkı düzeltme hareketiyle işleyin ve farkın nedenini araştırın.
Stok takibini satış ve üretimle birleştirmek
Stok takibinin asıl gücü diğer süreçlerle bağlantısında ortaya çıkar. Satış ve müşteri takip programı ile kesilen her fatura stoğu düşürür; üretim takip programı ile reçetedeki hammaddeler üretimde kendiliğinden tüketilir; satın alma programı ile alış faturası stoğa girer.
Sonuç
Doğru stok takibi; standart ürün kartları, ayrı depolar, sayımla girilmiş açılış stoğu, belgeye dayalı hareketler ve kritik stok seviyesiyle kurulur. Excel’in yetmediği noktada stok takip programına geçmek, hem zaman hem para kazandırır.
WonERP’nin stok, satış ve üretim modüllerini 1 ay ücretsiz deneyin; ürün listelerinizin aktarımında da yardımcı olalım.